Was kostet eine externe Personalabteilung wirklich? Preise, Modelle und Rechenbeispiele
Kurz gesagt: Eine externe Personalabteilung kostet in Deutschland je nach Modell und Umfang ab rund 800 Euro im Monat (Retainer für kleine Unternehmen) bis zu mehreren Tausend Euro im Monat bei umfassender Betreuung. Damit liegt sie in den meisten Fällen deutlich unter den Vollkosten einer eigenen HR-Vollzeitstelle, die inklusive Lohnnebenkosten, Einarbeitung und Vakanzzeit schnell bei 4.500 Euro und mehr im Monat beginnt.
Die Frage „Was kostet das eigentlich?“ ist bei jeder Geschäftsführung, mit der wir bei DIGIVI sprechen, die erste. Zu Recht: Ohne eine ehrliche Zahl lässt sich schwer entscheiden, ob externe HR-Unterstützung eine Kostenstelle oder eine Investition ist. Deshalb schlüsseln wir hier auf, welche Preismodelle es gibt, was sie beinhalten und wie sich die Rechnung im Vergleich zu einer internen Stelle tatsächlich darstellt.
Die drei gängigsten Preismodelle
Retainer (monatliche Pauschale)
On-Demand (nach Aufwand)
Projektbasiert
Viele Unternehmen kombinieren die Modelle: ein schlanker Retainer für das Tagesgeschäft, ergänzt um On-Demand-Kapazität für Ausnahmesituationen.
Rechenbeispiel: externe HR vs. eigene Vollzeitstelle
Nehmen wir ein KMU mit 30 Mitarbeitenden, das aktuell keine eigene HR-Fachkraft hat und überlegt, eine Vollzeitstelle zu besetzen.
Eigene HR-Vollzeitstelle:
- Gehalt inklusive Lohnnebenkosten: ab ca. 4.500 Euro im Monat, oft mehr je nach Erfahrung und Region
- Vakanzzeit bis zur Besetzung: mehrere Monate, in denen die Aufgaben nebenbei erledigt werden müssen
- Einarbeitungszeit: mehrere Wochen bis Monate ohne volle Produktivität
- Fluktuationsrisiko: Kündigt die Fachkraft nach 18 Monaten, beginnt der gesamte Prozess erneut
- Ausfallrisiko: Bei Urlaub oder Krankheit gibt es keine automatische Vertretung
Externe Personalabteilung im Retainer-Modell:
- Monatliche Pauschale: ab ca. 800 Euro, abhängig vom Leistungsumfang
- Sofort einsatzbereit, in der Regel innerhalb von ein bis zwei Wochen
- Kein Einarbeitungsaufwand auf eurer Seite, da ein eingespieltes Team übernimmt
- Kein Ausfallrisiko: Fällt eine Person im Team aus, merkt ihr das nicht
- Skalierbar nach oben und unten, je nach Bedarf
Der Unterschied liegt nicht nur im Preis auf dem Papier, sondern auch in den Kosten, die selten mitgerechnet werden: Vakanz, Einarbeitung und Fluktuation. Wer nur das Bruttogehalt vergleicht, unterschätzt die tatsächlichen Kosten einer internen Stelle regelmäßig.
Was beeinflusst den Preis einer externen Personalabteilung?
- Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl: Mehr Mitarbeitende bedeuten mehr laufende Vorgänge (Verträge, Onboarding, Fragen).
- Aufgabenumfang: Reine administrative Unterstützung ist günstiger als eine vollständig ausgelagerte HR-Funktion inklusive Recruiting, Payroll Support und arbeitsrechtlicher Beratung.
- Reaktionszeit und Erreichbarkeit: Feste Ansprechpartner mit kurzen Reaktionszeiten kosten in der Regel mehr als ein reiner Projekteinsatz.
- Branche und rechtliche Komplexität: Internationale Mitarbeitende oder besondere tarifliche Regelungen erhöhen den Beratungsbedarf.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen zu den Kosten einer externen Personalabteilung
Was kostet eine externe Personalabteilung im Monat?
Retainer-Modelle für kleine und mittlere Unternehmen beginnen bei rund 800 Euro im Monat. Der tatsächliche Preis hängt von Mitarbeiterzahl und Leistungsumfang ab.
Ist eine externe Personalabteilung günstiger als eine eigene HR-Stelle?
In den meisten Fällen ja, sobald man Vakanzzeit, Einarbeitung und Fluktuationsrisiko einer internen Stelle mit einrechnet. Eine Vollzeitstelle kostet inklusive Lohnnebenkosten häufig ab 4.500 Euro im Monat aufwärts.
Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich eine eigene HR-Stelle statt Outsourcing?
Faustregel aus der Praxis: Solange der laufende HR-Aufwand nicht mindestens eine Vollzeitstelle rechtfertigt, meist bei deutlich über 50 Mitarbeitenden, ist eine externe Lösung oder ein Hybridmodell in der Regel wirtschaftlicher.
Was ist in einem Retainer-Modell typischerweise enthalten?
Üblich sind Vertragsmanagement, Onboarding-Begleitung, Payroll Support, laufende arbeitsrechtliche Fragen und Ansprechpartner für Mitarbeitende. Der genaue Umfang wird individuell vereinbart.