Kurz gesagt: Meldet sich eure einzige HR-Ansprechperson für Elternzeit ab, müsst ihr die Vertretung rechtzeitig planen, denn Fristen, Kündigungsschutz und Wissenstransfer laufen parallel. Eine externe Personalabteilung kann die operative Lücke in der Regel innerhalb von ein bis zwei Wochen schließen, ohne monatelangen Übergabeprozess.
In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen hängt die gesamte Personalarbeit an einer einzigen Person. Meldet sich genau diese Person für Elternzeit ab, ist das zunächst eine gute Nachricht für die Familie, für das Unternehmen aber oft der Moment, in dem ein strukturelles Risiko sichtbar wird: Wer kennt die Fristen, die Verträge, die laufenden Vorgänge, wenn diese Person acht Wochen später tatsächlich ausfällt?
Die rechtlichen Fristen im Überblick
Anmeldefrist für Mitarbeitende
- Elternzeit, die vor dem dritten Geburtstag des Kindes beginnen soll, muss dem Arbeitgeber spätestens sieben Wochen vorher mitgeteilt werden. Soll die Elternzeit zwischen dem dritten und achten Geburtstag beginnen, verlängert sich diese Frist auf 13 Wochen.
Zugang zählt, nicht das Absendedatum
- Maßgeblich ist, wann die Mitteilung bei euch als Arbeitgeber tatsächlich ankommt, nicht wann sie verschickt wurde.
Formvorschriften seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz
- Für Kinder, die ab dem 1. Mai 2025 geboren wurden, genügt eine Mitteilung in Textform, etwa per E-Mail. Für davor geborene Kinder gilt weiterhin die strengere Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift.
Besonderer Kündigungsschutz
- Der Kündigungsschutz beginnt bereits vor dem Start der Elternzeit, spätestens acht Wochen vorher bei Elternzeit vor dem dritten Geburtstag, spätestens 14 Wochen vorher bei späterem Beginn. Während der Elternzeit ist eine Kündigung durch den Arbeitgeber nur in absoluten Ausnahmefällen und mit Zustimmung der zuständigen Landesbehörde möglich.
Verbindliche Festlegung
- Bei der Erstanmeldung müssen Mitarbeitende verbindlich festlegen, für welche Zeiträume sie innerhalb der ersten zwei Lebensjahre des Kindes Elternzeit nehmen möchten.
Diese Fristen betreffen formal nur das Arbeitsverhältnis der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters selbst. Praktisch bedeuten sie für euch als Unternehmen: Ihr habt ab dem Zeitpunkt der Mitteilung nur wenige Wochen Zeit, eine Lösung für die Vertretung zu organisieren, oft während parallel noch das Tagesgeschäft läuft.
Was operativ passiert, wenn die Lücke entsteht
Anders als bei einer Kündigung gibt es bei Elternzeit meist keinen Vorlauf für eine strukturierte Nachbesetzung, und die Rückkehr ist ungewiss in Bezug auf Zeitpunkt und Umfang (Teilzeit, Vollzeit, weitere Elternzeit). Das macht eine klassische Neueinstellung riskant: Wer stellt eine Vollzeitkraft ein, wenn unklar ist, ob und wann die Stelle wieder frei wird?
Gleichzeitig laufen die eigentlichen Aufgaben weiter: Verträge müssen bearbeitet, Urlaubsanträge genehmigt, neue Mitarbeitende onboardet und arbeitsrechtliche Fragen beantwortet werden. Ohne dokumentierte Prozesse und ohne Vertretungsregelung bleibt vieles liegen oder wird improvisiert, mit dem Risiko verpasster Fristen und arbeitsrechtlicher Fehler.
Wie externe Unterstützung die Lücke rechtssicher schließt
Genau für diese Situation ist eine externe Personalabteilung ein passendes Modell, weil sie zeitlich flexibel ist: Sie kann für die Dauer der Elternzeit übernehmen, ohne dass ihr eine unbefristete Stelle schaffen müsst, die später wieder abgebaut werden müsste.
Bei DIGIVI übernehmen wir in solchen Fällen die laufenden HR-Aufgaben in der Regel innerhalb von ein bis zwei Wochen: Vertragsverwaltung, Payroll Support, Onboarding-Begleitung und die Kommunikation mit euren Mitarbeitenden. Weil ein eingespieltes Team und nicht eine einzelne Person die Aufgaben übernimmt, gibt es auch während dieser Übergangsphase kein Ausfallrisiko mehr.
Checkliste: So bereitet ihr euch als Geschäftsführung vor
- Sobald die Mitteilung zur Elternzeit eingeht, sofort mit der Planung der Vertretung beginnen, nicht erst kurz vor dem Start.
- Bestehende Prozesse (Onboarding, Vertragsvorlagen, Urlaubsregelungen) dokumentieren lassen, bevor die Wissensträgerin oder der Wissensträger geht.
- Prüfen, ob eine befristete interne Lösung oder eine externe, zeitlich flexible Lösung besser passt.
- Klare Zuständigkeiten für die Übergangszeit festlegen, inklusive Ansprechpartner für Mitarbeitende.
- Rückkehrgespräch und mögliche Teilzeitmodelle frühzeitig mitdenken, damit die Rückkehr ebenfalls reibungslos verläuft.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Häufige Fragen zur Elternzeit-Vertretung in der HR-Abteilung
Wie lange im Voraus muss Elternzeit angemeldet werden?
Sieben Wochen vor Beginn, wenn die Elternzeit vor dem dritten Geburtstag des Kindes startet. Bei späterem Beginn zwischen drittem und achtem Geburtstag sind es 13 Wochen.
Was passiert, wenn die einzige HR-Person eines Unternehmens in Elternzeit geht?
Ohne Vertretungsregelung bleiben Aufgaben wie Vertragsverwaltung, Onboarding und arbeitsrechtliche Fragen liegen oder werden improvisiert erledigt. Eine zeitlich befristete externe Lösung kann diese Lücke schließen, ohne dass eine neue Festanstellung geschaffen werden muss.
Ist eine Vertretung während der Elternzeit gesetzlich vorgeschrieben?
Nein, es gibt keine gesetzliche Pflicht zur Vertretung. Aus praktischer und rechtlicher Sicht ist eine geregelte Vertretung für Unternehmen mit nur einer HR-Person jedoch dringend empfehlenswert.
Kann eine externe Personalabteilung nur für die Dauer der Elternzeit engagiert werden?
Ja. Das ist einer der Vorteile gegenüber einer Neueinstellung: Der Umfang lässt sich befristet und flexibel an die Dauer der Elternzeit anpassen.
Wenn eure einzige HR-Ansprechperson demnächst in Elternzeit geht: Lasst uns gemeinsam und unverbindlich schauen, wie sich die Übergangszeit rechtssicher überbrücken lässt.
