4.500 € vs. 800 €: Was eine HR-Stelle wirklich kostet
Eine Vollzeit-HR-Stelle kostet in Deutschland inklusive Lohnnebenkosten ab ca. 4.500 Euro im Monat . Wer Vakanz, Einarbeitung und Fluktuationsrisiko mitrechnet, kommt auf deutlich mehr. Eine externe Personalabteilung im Retainer-Modell beginnt bei rund 800 Euro im Monat . Die Rechnung, die die meisten Geschäftsführungen im Kopf haben, ist unvollständig.
Eine Vollzeit-HR-Stelle einzustellen ist für viele KMU die naheliegendste Lösung, sobald das Thema Personal zu viel wird. Sie ist aber — das sagen wir bewusst zugespitzt — häufig die teuerste Fehlentscheidung des Jahres . Nicht weil HR-Fachkräfte nicht wertvoll wären. Sondern weil die Rechnung im Kopf unvollständig ist.
Was auf dem Gehaltszettel steht — und was nicht
Eine HR-Fachkraft in Vollzeit kostet ab 4.500 Euro im Monat — oft mehr, je nach Erfahrung und Region. Dazu kommen Kosten, die selten mitgerechnet werden:
- – Die Vakanzzeit bis zur Besetzung, in der Aufgaben nebenbei weiterlaufen müssen
- – Die Einarbeitungszeit, in der die neue Person noch nicht produktiv ist
- – Das Risiko einer Fehlbesetzung — besonders teuer, wenn diese Person für saubere Prozesse verantwortlich sein soll
- – Das Fluktuationsrisiko: Kündigt die Fachkraft nach anderthalb Jahren, beginnt der gesamte Prozess von vorn
Der direkte Vergleich
| Interne Vollzeitstelle | DIGIVI Retainer | |
|---|---|---|
| Monatliche Kosten | ab 4.500 € (inkl. Lohnnebenkosten) | ab 800 € |
| Verfügbarkeit | nach Vakanz + Einarbeitung (Monate) | innerhalb 1–2 Wochen |
| Ausfallrisiko | hoch (Urlaub, Krankheit, Kündigung) | keins |
| Skalierbarkeit | keine | flexibel nach Bedarf |
| Erfahrungstiefe | eine Person | eingespieltes Team |
Warum diese Rechnung so selten gemacht wird
Weil HR in vielen kleinen Unternehmen als Kostenstelle behandelt wird, nicht als das, was sie eigentlich ist: eure Absicherung gegen den teuersten Fehler überhaupt — die falsche Kündigung, die versäumte Frist, das fehlende Dokument bei einer Prüfung.
Wer HR nur unter dem Gesichtspunkt „was kostet die Stelle“ betrachtet, übersieht die andere Seite der Rechnung: was es kostet, wenn HR nicht sauber läuft .
