Was passiert, wenn eure einzige HR-Person morgen kündigt?
In den meisten KMU hängt die gesamte Personalarbeit an einer einzigen Person — oft jemand, der HR „nebenbei macht“, ohne Ausbildung und ohne Vertretungsplan. Das ist kein Einzelfall, sondern ein strukturelles Risiko , das mit der Unternehmensgröße wächst, nicht kleiner wird.
Stellt euch folgende Szene vor: Es ist Montagmorgen. Eure Assistentin, die nebenbei auch „irgendwie die HR macht“, schreibt eine Nachricht — sie kündigt zum Monatsende. Was in diesem Moment mit ihr geht, ist nicht nur eine offene Stelle. Es ist das gesamte Wissen darüber, wie in eurem Unternehmen gekündigt wird, wo die Arbeitsverträge liegen, welche Fristen wann ablaufen und wie Onboarding überhaupt funktioniert.
Drei Anzeichen, dass genau das bei euch der Fall ist
- – Es gibt kein Backup. Wenn diese eine Person im Urlaub oder krank ist, bleiben Anfragen liegen, Verträge werden nicht bearbeitet, Fristen verstreichen unbemerkt.
- – Es gibt keine dokumentierten Prozesse. Onboarding, Offboarding, Urlaubsanträge, Abmahnungen — vieles läuft aus dem Kopf einer einzigen Person, nicht aus einem System.
- – Verträge und Unterlagen liegen „irgendwo“. In einem Ordner auf dem Desktop, in einer E-Mail, in einem Aktenschrank, den nur eine Person kennt.
Was passiert, wenn die Lücke wirklich entsteht
Nehmen wir das realistischste Szenario: Elternzeit. Eure HR-Ansprechperson meldet sich acht Wochen vor der Geburt ab. In diesen acht Wochen entscheidet sich, ob euer Unternehmen die nächsten zwölf Monate reibungslos weiterläuft — oder ob ihr improvisiert, Fehler macht und arbeitsrechtliche Risiken eingeht, die richtig teuer werden können.
Genau für solche Momente haben wir bei DIGIVI unser Modell aufgebaut. Wenn eine interne HR-Lücke entsteht, übernehmen wir innerhalb von ein bis zwei Wochen die laufenden Aufgaben: Vertragsverwaltung, vorbereitende Lohnbuchhaltung, Kommunikation mit euren Mitarbeitenden. Kein monatelanger Übergabeprozess, kein Stillstand.
Wir bringen mehrjährige internationale HR-Erfahrung mit, die nicht von einer einzelnen Person, sondern von einem eingespielten Team getragen wird. Fällt bei uns jemand aus, merkt ihr das nicht. Genau das ist der Punkt.
Die eigentliche Frage
Lautet nicht „wie wahrscheinlich ist das“, sondern: Was würde es euch kosten, wenn es passiert? Nicht in Geld allein, sondern in verpassten Fristen, in Unsicherheit bei Mitarbeitenden, in Zeit, die ihr als Geschäftsführung eigentlich nicht habt.
Eine externe Personalabteilung ist keine Notlösung für den Ernstfall. Sie ist die Versicherung, die verhindert, dass der Ernstfall überhaupt zum Problem wird.
